# One page summary เทคนิคสรุปด้วยกระดาษหนึ่งใบ ที่บริษัทญี่ปุ่นใช้พลิกประเทศ
1.ญี่ปุ่น จากตกต่ำสู่เติบโต
หากศึกษาประวัติศาสตร์ญี่ปุ่นจะพบว่าช่วงเวลาที่ยากลำบากมากคือหลังแพ้สงครามโลกในปี 1945 พวกเขาต้องใช้หนี้สงครามพร้อมกับเยียวยาจิตใจคนในประเทศที่ได้รับผลกระทบจากระเบิดนิวเคลียร์ 2 ลูกซึ่งคร่าชีวิตประชาชนนับแสน
ญี่ปุ่นชดใช้กรรมที่ตัวเองก่อไว้เกือบ 20 ปี สะสมกำลังและเริ่มกลับมามีอิทธิพลกับโลกอีกครั้งในช่วง 1960 แต่ไม่ใช่ในฐานะชาติบ้าสงครามเหมือนเก่า แต่เป็นในฐานะผู้ผลิตสินค้าคุณภาพดีราคาเข้าถึงได้ของโลกแทน รายได้จากทั้งในและต่างประเทศเฟื่องฟูเติบโตแบบก้าวกระโดดบางปี GDP ก็เติบโตถึง 10%+
แหล่งที่มา ：World Bank แสดงผลโดย Cluade AI
และในยุคเติบโตนั้นเองที่เกิดแนวทางการทำงานวิถีญี่ปุ่นมากมายรวมไปถึงสิ่งที่เราจะพูดคุยกันในบทความนี้ “เทคนิคการสรุปรายงานให้อยู่ในกระดาษใบเดียว (One page summary) หรือ A3 Report”
ตัวอย่างของ One page summary
Credit : Sensei Lek
2. ใครเป็นคนคิดค้น One page summary
Nakamura ถือได้ว่าเป็นผู้ร่วมก่อตั้งระบบ Toyota Production System ในฐานะหัวหน้าวิศวกร เดิมเขาเคยรับผิดชอบรถยนต์ Crown เพียง 1 รุ่น แต่พอรถยนต์จากญี่ปุ่นเริ่มขายได้ที่ต่างประเทศเขาจึงจำเป็นรับผิดชอบโปรเจกต์อื่น ๆ ด้วยในเวลาเดียวกัน ด้วยงานจำนวนมากและคนที่เกี่ยวข้องหลายพันคนตั้งแต่ทีมออกแบบ ผลิต จัดซื้อ ซัพพลายเออร์ ไปจนถึงฝ่ายขาย เขาตระหนักดีว่าไม่สามารถบริหารเวลาแบบเดิมได้
ประวัติกล่าวไว้ว่า Nakamura เป็นนักอ่านตัวยง เขาชอบศึกษาหาความรู้หลากหลายด้านจากหนังสือในญี่ปุ่นและต่างประเทศที่มีกว่า 10,000 เล่มในบ้าน วันหนึ่งเขาจึงคิดไอเดียขอให้คนที่จะต้องมารายงานความคืบหน้าให้เขาฟังเพื่อตัดสินใจ ลองสรุปเนื้อหาทั้งหมดไว้ในกระดาษ A3 แผ่นเดียวโดยใช้เวลาสื่อสารให้สั้นที่สุด (เป้าหมายคือประมาณ 3-5 นาทีต่อคน)
ด้วยวิธีนี้การประชุมรายงานประจำเดือนที่ผู้เข้าประชุมเป็นระดับหัวหน้าทีมงานราว 60 คน ก็สามารถนำเสนอและแลกเปลี่ยนข้อมูลในโครงการได้ภายใน 4-6 ชั่วโมงเท่านั้น
และเมื่อรายงานครบทั้งหมดแล้วก็สำเนาเอกสารของทุกฝ่ายกลับไปทำจดหมายเวียนในทีมงานตัวเองต่อไป เปลี่ยนจาก A3 1 แผ่น ของแผนกตัวเองเป็นรายงานความคืบหน้าของโปรเจกต์ประจำเดือนจำนวน 60 หน้าให้คนอีกนับพันได้ทราบพร้อม ๆ กัน)
ชื่อ “A3 Report ” จึงมาจากขนาดของกระดาษมาตรฐานในญี่ปุ่น (ขนาดประมาณ 11×17 นิ้ว) โดย Nakamura มีแนวคิดว่าหากไม่สามารถสรุปประเด็นสำคัญของานตัวเองให้อยู่ในพื้นที่จำกัดนี้ได้ แสดงว่าความคิดนั้นยังไม่ชัดเจนพอ
และด้วยวิธีสื่อสารแบบนี้ทำให้ Nakamura มีส่วนผลักดันรถยนต์โตโยต้าหลายรุ่นไปวางจำหน่ายต่างประเทศสำเร็จเปลี่ยนโตโยต้าจากบริษัทเกือบล้มละลายช่วงสงครามโลกให้กลายเป็นผู้ผลิตรถยนต์ที่มียอดขายมากกว่า 9 ล้านคันต่อปีในปัจจุบัน ต่อยอดสู่บริษัทที่เป็นเสาหลักของเศรษฐกิจญี่ปุ่นมายาวนาน
หมายเหตุ : รายได้ต่อปีโดยประมาณของ Toyota Motor Corporation Japan บริษัทเดียวคิดเป็น 5% ของ GDP ประเทศญี่ปุ่น อ้างอิงข้อมูลจาก รายงานผลประกอบการบริษัทและธนาคารแห่งประเทศญี่ปุ่น
- ประโยชน์ของ One page summary ที่มากกว่าสื่อสาร?
แม้จุดเริ่มต้นจะมาจากการบริหารเวลาสื่อสาร แต่หลังจากที่ One page summary กลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรของโตโยต้า รวมถึงบริษัทญี่ปุ่นอีกหลายรายแล้ว พวกเขาก็ได้ตระหนักว่าเทคนิคนี้มีประโยชน์อีกหลายประการ
1) ลดต้นทุนบริหารจัดการทั้งทางตรงและอ้อม
ลองจินตนาการว่า Kenya Nakamuara ใช้เวลาทั้งสัปดาห์เพื่อจะเข้าใจงานและตัดสินใจสิ่งสำคัญ ๆ ให้ลูกทีมได้ เงินเดือนของทีมบริหารกว่า 25% จะหมดไปกับการประชุมที่ยังไม่เกิดผลลัพธ์ทางธุรกิจและลูกค้าแม้แต่น้อย และยังทำให้การผลิตและส่งมอบสินค้าล่าช้าตามไปด้วยเพราะการตัดสินใจที่ใช้เวลานานเกินไป
2) พัฒนาทักษะความคิดของพนักงาน
คล้ายกับแนวคิดของ ไอน์สไตน์ที่ว่าหากคุณไม่สามารถอธิบายให้คนอื่นเข้าใจง่าย ๆ ได้แปลว่าคุณยังไม่เข้าใจเรื่องนั้นดีมากพอ การเล่าให้คนอื่นเข้าใจได้ว่าเรากำลังทำอะไรอยู่ว่ายากแล้ว แต่การจะทำให้คนอื่นเข้าใจได้ง่ายในเวลาจำกัดนั้นยากยิ่งกว่า เทคนิคนี้ฝึกให้พนักงานต้องคิดเยอะขึ้นว่า อะไรต้องอธิบาย อะไรถามค่อยอธิบาย และอะไรไม่จำเป็น ชวนให้คิดในมุมของคนอ่านมากขึ้นว่าถ้าเราต้องการให้เขาตัดสินใจ เราควรสื่อสารอะไรบ้าง
3) สร้างระบบการจัดการความรู้ในองค์กรที่มีประสิทธิภาพที่ทุกคนช่วยกัน
แทนที่จะต้องอ่านคู่มือที่เป็นภาพกว้างหลายร้อยหน้าอย่างไร้จุดหมาย จะดีกว่าไหมหากมีบันทึกวิธีคิด สูตรสำเร็จของงานนั้นจริง ๆ ที่รุ่นพี่สรุปไว้ให้อ่าน (1 ใบใช้เวลาอ่านราว 5-12 นาที) เหมือนเป็นสรุปคู่มืออีกทีและหากไม่เข้าใจตรงไหนก็ไปดูคู่มือเท่าที่จำเป็น
นั้นคือสิ่งที่องค์กรญี่ปุ่นหลาย ๆ แห่งเล็งเห็นและทำต่อเนื่องอย่างจริงจัง ทุกปี ๆ พนักงานโตโยต้าที่อยู่ในช่วงลุ้นเลื่อนตำแหน่งจะต้องสรุปผลงานที่ดีที่สุดของตัวเองใส่ One page และไปซ้อมรายงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อประเมิน “คุณภาพความคิด” ของตัวเอง One page summary ของใครทำได้ดีที่สุดก็มักจะได้รับเลือกให้โปรโมต และกระดาษแผ่นนั้นก็จะกลายเป็นบรรทัดฐานให้พนักงานที่อยากเลื่อนตำแหน่งใช้อ้างอิงในเวลาต่อมา
และหากบริษัทใดมีพนักงาน 1,000 คนและทุกคนทำแบบนี้ ผ่านไปไม่ถึง 10 ปีองค์กรก็จะมีคลังความรู้กว่า 10,000 เรื่อง จาก “คุณภาพความคิด” จะกลายเป็นเครื่องรักษา “คุณภาพสินค้าและบริการ” ให้องค์กรได้อย่างยั่งยืน
- คุณสมบัติสำคัญของ One page summary
1) สรุปทุกอย่างที่สำคัญให้อยู่ในกระดาษเพียงใบเดียว (A3,A4,A5)
2) มีหัวข้อย่อยครบถ้วนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ (ตัดสินใจ, ขอการสนับสนุน, แจ้งให้ทราบ)
3) ใช้เวลาอ่านจบได้ไม่นานและเข้าใจง่าย (5‐12 นาทีต่อแผ่น)
ตัวอย่างของ One page summary มักประกอบด้วยหัวข้อย่อยสำคัญต่างๆ เช่น:
– บทสรุป (Conclusion)
– วัตถุประสงค์ (Objectives)
– ที่มาและความสำคัญของปัญหา (Background)
– การวิเคราะห์สาเหตุ (Root Cause Analysis)
– ทางเลือกในการแก้ไขปัญหา (Countermeasures)
– แผนดำเนินการ (Action Plan)
– การติดตามผล (Follow-up)
- จะสรุปให้อยู่ในกระดาษหนึ่งใบได้ต้องเริ่มจากอะไร?
“การเขียนทุกอย่างลงไปในกระดาษ” กับ “การคัดเฉพาะสิ่งที่จำเป็นต่อการสื่อสาร” นั้นต่างกันมาก จากประสบการณ์ตรงของผมในฐานะทั้งคนทำ One page summary และ ผู้จัดการที่ต้องเซ็นอนุมัติเอกสาร ผมพบว่าไม่ใช่ทุกคนที่ “สรุปเก่ง”
ถ้าได้ลองมองกระดาษเปล่า ๆ สักแผ่นแล้วคิดว่าจะเขียนอะไรลงไปดีแล้วเราจะพบว่า “อาการฟุ้ง” หรือไม่รู้จะเริ่มอย่างไรเกิดขึ้นได้ง่ายมาก ผมมีหลักคิดง่าย ๆ ให้และใช้ได้จริง
“อยากได้ผลลัพธ์ที่ดีให้มองหากระบวนการที่ดีก่อน” เป็นค่านิยมที่ชาวญี่ปุ่นยึดถือเสมอมา การสรุปในกระดาษหนึ่งใบก็คล้ายกันหากเราเข้าใจว่าอะไรคือ กระบวนการที่ถูกต้องแล้วการจะสรุปก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
สำหรับผมการทำ One page summary ให้มีประสิทธิภาพมี 3 กระบวนการหลัก ขอเรียกว่า 3P Model:
1. Planning: เข้าใจผู้อ่านและสิ่งที่พวกเขาต้องการรู้เสียก่อน โดยแบ่งกลุ่มเป้าหมายออกเป็น 3 กลุ่ม:
– Approver: ผู้มีอำนาจตัดสินใจ ต้องการข้อมูลครบถ้วนแต่กระชับ
– Supporter: ผู้สนับสนุน ต้องการข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานของตน
– User: ผู้ปฏิบัติงาน ต้องการข้อมูลสั้นๆ ที่จำเป็นเพื่อให้ทำตามได้อย่างถูกต้อง
2. Prioritizing: จัดโครงสร้างเนื้อหาให้มี
– หัวข้อย่อยที่เหมาะสม
– มีปริมาณข้อมูลที่พอดีในแต่ละหัวข้อ
– จัดลำดับการนำเสนอของหัวข้อย่อยให้เข้าใจง่าย
3. Packaging: นำเสนอข้อมูลให้น่าอ่าน น่ามอง และเข้าใจง่ายในเวลาอันสั้น โดยใช้หลักการของสมองกับการรับรู้ข้อมูล ที่เรียกว่า “มอง-เห็น-เข้าใจ”
สรุปเป็นภาพจากหนังสือ “วิธีสรุปให้เข้าใจง่ายด้วยกระดาษใบเดียว”จะมีลักษณะดังนี้
เพียงทำตามขั้นตอนนี้ครบถ้วน ไม่สลับ ไม่ขาดไม่เกิน เราก็สามารถทำ one page summary ที่ดีพอได้แล้ว
6. ในยุคสมัยที่ AI เข้ามา ทักษะสรุปยังสำคัญอยู่อีกไหม?
จริง ๆ แล้วยิ่งในยุคที่ AI เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ทักษะการสรุปยิ่งทวีความสำคัญ เพราะ:
- AI สามารถช่วยรวบรวมข้อมูลได้มากและรวดเร็ว แต่การคัดกรองและจัดลำดับความสำคัญยังต้องอาศัยการตัดสินใจของมนุษย์
- การสรุปไม่ใช่เพียงการย่อข้อความ แต่เป็นการทำความเข้าใจบริบท วัฒนธรรม และความต้องการของผู้รับสาร ซึ่ง AI ยังมีข้อจำกัด (เป้าหมายสูงสุดของการสรุปคือเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เราต้องการในการสื่อสารครั้งนั้น ๆ)
- ทักษะการสรุปช่วยให้สามารถใช้งาน AI ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการให้คำสั่งที่ชัดเจนและเข้าใจผลลัพธ์ที่ได้อย่างถ่องแท้
โดยสรุป AI สามารถเป็นเครื่องมือช่วยได้แต่ผมเชื่อว่ายังไม่สามารถทดแทนทักษะการคิดวิเคราะห์และการสื่อสารแบบมนุษย์ได้ทั้งหมดในเวลาอันใกล้
7. อยากให้พนักงานทั้งองค์กรทำได้ควรทำอย่างไร?
มีหลายอย่างที่จำเป็นในการสร้างวัฒนธรรม One page summary องค์กรควรดำเนินการดังนี้:
1. **เริ่มจากผู้นำ**: ผู้บริหารต้องเป็นแบบอย่างในการใช้ One page summary และให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบกระชับ
2. **ฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ**: จัดหลักสูตรอบรม เช่น Master of One Page Summary ที่มีการฝึกปฏิบัติจริง ผ่านกิจกรรมต่างๆ เช่น:
– ฝึกสรุปใน 1 นาที
– เรียนรู้การสร้าง One page summary ผ่านการออกแบบบ้าน
– Workshop ทำ One page summary จากโจทย์จริง
3. **สร้างมาตรฐานองค์กร**: กำหนดรูปแบบมาตรฐานของ One page summary ที่ใช้ในองค์กร และทำเป็นตัวอย่างให้พนักงานเรียนรู้
4. **ส่งเสริมการใช้งานจริง**: กำหนดให้การนำเสนองานหรือโครงการต้องใช้รูปแบบ One page summary
5. **ให้รางวัลและยกย่อง**: สร้างแรงจูงใจโดยการให้รางวัลแก่พนักงานที่สามารถสรุปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. **ติดตามและปรับปรุง**: รวบรวมผลลัพธ์และข้อเสนอแนะเพื่อพัฒนาระบบให้ดียิ่งขึ้น 7. ให้พนักงานหาความรู้จากตัวอย่าง one page หนังสือ หรือ เว็บไซต์ต่าง ๆ เช่น เพจ สรุปให้ ,หนังสือ วิธีสรุปให้เข้าใจง่ายด้วยกระดาษใบเดียว
Bonus ตัวอย่างของ one page summary ที่น่าสนใจ
8. ความเก่งจะหมดความหมายถ้าอธิบายไม่เข้าใจ
เหตุผลที่ผมอินกับการสรุปแบบ One page summary มากเป็นเพราะว่าสมัยเริ่มทำงานใหม่ ๆ หัวหน้าชาวญี่ปุ่นมักฟีดแบกว่า รายงานของแป๊ะคุงนั้นหนามากแต่อ่านแล้วไม่เข้าใจว่าอยากให้ทำอะไร ทั้งที่ผมใช้เวลาเขียนตั้งสัปดาห์แต่กลับไม่ได้รับการยอมรับและอนุมัติ จนผมต้องใช้เวลาเสาร์ อาทิตย์มาทำ OT เพื่อแก้ให้ทันเดดไลน์
เช้าวันอาทิตย์หนึ่งที่ผมยืนเคารพธงชาติตอนเช้าตามปกติผมก็ได้ตระหนักว่าจากออฟฟิศปกติซึ่งมีคนนับร้อย วันนี้กลับมีผมคนเดียวที่ต้องมาทำงาน (T_T) จนผมเกิดคำถามกับตัวเองว่า “ต้องมีอะไรบางอย่างผิดปกติแล้ว ขนาดหัวหน้าญี่ปุ่นที่บ้างานยังไม่มาเลย”
ยังดีที่คำถามถัดมาในหัวช่วยชีวิตผมไว้ ผมถามตัวเองว่า“แล้วคนที่ไม่ต้องมาทำงานวันอาทิตย์เขาทำรายงานกันแบบไหนนะ” จบงานวันนั้นเสร็จผมตัดสินใจหยิบรายงานที่รุ่นพี่คนหนึ่งทำมาอ่านดู พี่ท่านนี้จบปริญญาเอกจากญี่ปุ่น และทำงานเก่งมากแทบไม่เคยต้องทำ OT เลยแต่กลับทำรายงานได้มากกว่าผมหลายเท่า และทันทีที่ได้อ่านก็ทำให้ผมเข้าใจความต่างของ “การเขียนทุกอย่างที่เรารู้” กับ “การสรุปสิ่งสำคัญที่ผู้อ่านอยากรู้” ว่ามันต่างกันมาก
จากวันนั้นผมก็พยามถอดรหัสจากรายงานดี ๆ ในบริษัท และพอได้รู้กระบวนการและวิธีคิดที่ถูกต้องแล้วชีวิตก็ดีขึ้นตามลำดับ ทำงานรายงานแล้วอนุมัติง่าย เริ่มได้รับคำชมว่าอธิบายเก่งขึ้น ได้รับโอกาสไปทำงานที่ประเทศญี่ปุ่นและเลื่อนตำแหน่งได้ไวกว่าค่าเฉลี่ย
อันที่จริงผมก็ทำงานหนักพอ ๆ กับตัวเองคนเก่าแต่สิ่งที่ทำให้เกิดความแตกต่างคือ “ความสามารถในการอธิบาย”
สิ่งที่ผมได้ตระหนักรู้ก็คือ “ความเก่งจะหมดความหมายถ้าอธิบายไม่เข้าใจ” คงน่าเสียดายมากที่เราไม่สามารถบอกใครได้ว่าเราทำงานได้ดีแค่ไหนเพียงเพราะเราถ่ายทอดได้ไม่ดีพอ
มาเริ่มต้นฝึกทำ One page summary กันครับ ผมเชื่อเหลือเกินว่าชีวิตคุณจะเปลี่ยนไปอย่างแน่นอน
# หากคุณสนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการพัฒนาทักษะการสรุปแบบ One page summary สามารถติดต่อ เซนเซแป๊ะ (วิฑูรย์ สูงกิจบูลย์) ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพแบบญี่ปุ่นและผู้เขียนหนังสือ “วิธีสรุปให้เข้าใจง่ายด้วยกระดาษใบเดียว” ได้ที่ช่องทางดังนี้
- เพจ “สรุปให้” Link: https://www.facebook.com/saroophaiofficial
- เว็บไซต์ Link: www.senseipae.com
- โทร. 062-347-3884
- Line OA official: @senseipae
Ref : https://toyotatimes.jp/en/newscast/biography_of_toyota/001.html
https://www.toyota-global.com/company/history_of_toyota/75years/text/taking_on_the_automotive_business/chapter2/section8/item3_b.html
